UVS heeft enige tijd geleden de buitendeur bij het secretariaat en de eerstvolgende binnendeur voorzien van elektronische sloten. De komende periode zal het gebruik van elektronische sloten verder worden uitgebreid op het complex. Zo worden de deuren in het nieuwe ballenhok onder de tribune ook voorzien van nieuwe elektronische sloten en krijgt het nieuwe kleedkamergebouw dat wordt gerealiseerd ook deze sloten.

De reden van deze modernisering is de wens om het gehele complex uiteindelijk te voorzien van toegangscontrole dat uit te breiden is in de toekomst. Daarnaast wil het bestuur waar nodig kunnen zien wie er waar naar binnen is geweest en kan toegang tot complex en ruimtes makkelijk en snel toegankelijk gemaakt worden. Hierdoor wil het bestuur meer beheer en grip krijgen op het sluitplan door onder andere ervoor te zorgen dat men vanaf en tot een bepaalde tijd naar binnen mag. Tenslotte wil het bestuur geen overdracht meer van een fysieke sleutels en het uitlenen of doorgeven van sleutels aan onbevoegden een halt toe roepen.

Oude Situatie

Het bestuur heeft de afgelopen maanden ontdekt dat veel sleutels verloren zijn gegaan en dat er in het verleden veel sleutels zijn aangemaakt en zijn uitgegeven aan personen die (inmiddels) geen recht (meer) hebben op toegang in onze gebouwen en ruimtes. Omdat er in het verleden veel sleutels zijn bij gemaakt en zijn uitgegeven en er geen regie was op de uitgifte en inname van deze sleutels is er dus geen sluitplan beheerd. Als gevolg hiervan zijn er zelfs een aantal malen onbevoegden in het complex aangetroffen.

Oplossing

De oplossing hiervoor is dus het plaatsen van elektronische cilinders, beslagen en wandlezers die nu zijn of worden aangebracht in ons complex. Deze sloten zijn perfect toepasbaar in de bestaande gebouwen en gebruikers kunnen met deze oplossing met een tag of via een app op een smartphone (via NFC) in de ruimtes waarvoor zij bevoegd zijn, al dan niet op specifiek toegestane dagen en tijdsloten.

De sloten kunnen realtime worden uitgelezen zodat kan worden nagegaan wie toegang tot een bepaalde deur heeft gehad. Daarbij dringt deze oplossing eventuele diefstal en inbraak terug, omdat er geen ongenode gasten in de ruimte kunnen. Daarnaast zijn er geen sleutels meer nodig, kunnen autorisaties snel worden geregeld of worden ingetrokken en is hiermee een goed sluitplan mogelijk.

Sleutelovereenkomst

Toegang tot een bepaalde ruimte wordt gegeven door de secretaris. Op basis van de rol binnen de vereniging wordt dan gekeken of en zo ja, op welke dagen en/of welk tijdvak toegang wordt gegeven. De secretaris bepaalt vervolgens of toegang wordt verleend door middel van een tag of via de app waarbij het uitgangspunt geldt dat alleen leden die 24/7 toegang nodig hebben tot het complex in aanmerking komen voor een tag. Krijg je toegang tot een bepaalde ruimte dan wordt de gebruiker geacht na autorisatie via de app of uitgifte van een tag automatisch akkoord te zijn gegaan met de afspraken over het juiste gebruik van de tag of autorisatie via een smartphone. De regels omtrent het gebruik vind je hier.

Spelregels toegang complex (TAG of TAPKEY APP)

TAG:

De TAG is en blijft te allen tijde eigendom van UVS;
De gebruiker is verplicht deugdelijk voor de tag te zorgen;
Bij het einde van de werkzaamheden dient de TAG in goede staat te worden ingeleverd bij de secretaris;
Op verzoek van het bestuur dient de TAG te worden ingeleverd bij de secretaris;
Bij verlies of diefstal zal de gebruiker hiervan direct melding maken bij de secretaris;
Bij verlies of diefstal van de TAG worden aan de gebruiker de kosten in rekening gebracht à €15,- voor vervanging van de TAG;
De TAG mag slechts gebruikt worden door de gebruiker en niet door derden. Het is dus NIET toegestaan de TAG (al dan niet tijdelijk) uit te lenen aan derden tenzij hier uitdrukkelijk akkoord voor is gegeven door het bestuur;
Toegang tot een ruimte is in principe alleen toegestaan door de gebruiker. Bij ongewenst meeliften in de ruimte door derden (tailgating) dient de gebruiker ervoor te zorgen dat de onbevoegde de ruimte verlaat;
Het is niet toegestaan de deur van de ruimte te blokkeren door bijvoorbeeld het plaatsen van een stoel of een ander object waardoor de deur niet meer automatisch sluit;
Geeft de gebruiker toegang tot meerdere leden of bezoekers van de vereniging dan blijft de gebruiker verantwoordelijk voor het gedrag van deze leden en/of bezoekers tot die ruimte. Bij schade, vermissing of diefstal van ongeautoriseerde personen die door de gebruiker toegang zijn verleend, zullen de eventuele kosten worden verhaald op de gebruiker;
Overtreding van bovenstaande regels leidt eerst tot een waarschuwing. Bij een tweede overtreding kan vervolgens de autorisatie tot een bepaalde of alle ruimtes worden gedeactiveerd. In het laatste geval zal er ook sprake zijn van inname van de TAG.

TAPKEY APP

De maandelijkse kosten van het gebruik van de app zijn voor rekening van UVS;
Bij het einde van de werkzaamheden zullen de geboden autorisaties worden verwijderd;
De autorisatie tot een ruimte via de app mag slechts gebruikt worden door de gebruiker in persoon en niet door derden. Het is dus NIET toegestaan de registratiegegevens (al dan niet tijdelijk) over te dragen aan derden tenzij hier uitdrukkelijk akkoord voor is gegeven door het bestuur. Hieronder valt ook het uitlenen van de smartphone van gebruiker of andere vormen waarbij ongeautoriseerde derden zich toegang verschaffen tot een ruimte door gebruikmaking van de app van de gebruiker;
Toegang tot een ruimte is in principe alleen toegestaan door de gebruiker. Bij ongewenst meeliften in de ruimte door derden (tailgating) dient de gebruiker ervoor te zorgen dat de onbevoegde de ruimte verlaat;
Het is niet toegestaan de deur van de ruimte te blokkeren door bijvoorbeeld het plaatsen van een stoel of een ander object waardoor de deur niet meer automatisch sluit;
Geeft de gebruiker toegang tot meerdere leden of bezoekers van de vereniging dan blijft de gebruiker verantwoordelijk voor het gedrag van deze leden en/of bezoekers tot die ruimte. Schade, vermissing of diefstal van ongeautoriseerde personen die door de gebruiker toegang zijn verleend, zullen de eventuele kosten worden verhaald op de gebruiker;
Overtreding van bovenstaande regels leidt eerst tot een waarschuwing. Bij een tweede overtreding kan vervolgens de autorisatie tot een bepaalde of alle ruimtes worden gedeactiveerd.

Gebruik elektronische sloten complex / Tapkey